내용증명의 정석: A4 규격, 여백, 필수 기재사항 완벽 분석 (매뉴얼)

문서 번호: MAN-001

살다 보면 말로 해결되지 않는 문제들이 발생합니다. 이때 감정적으로 대응하기보다 가장 먼저 선행되어야 할 행정적 절차가 바로 ‘내용증명’ 작성 발송입니다.

많은 분들이 오해하지만, 내용증명 우편 그 자체가 법적인 강제력을 가지는 것은 아닙니다. 하지만 우편법 시행규칙 제25조에 의거하여 “누가, 언제, 누구에게, 어떤 내용을 보냈는가”를 국가 기관인 우체국이 공적으로 증명해 주기 때문에 다음과 같은 강력한 효력을 갖습니다.

계약 해지의 확정: 묵시적 갱신을 막거나 계약을 종료하겠다는 의사 표시는 상대방에게 ‘도달’해야 효력이 발생합니다.

증거 보전의 기능: 훗날 법정에서 “나는 그런 통보를 받은 적 없다”는 상대방의 발언을 원천 봉쇄합니다.

소멸시효의 중단(최고): 돈을 받을 권리(채권)가 사라지기 직전, 내용증명을 보내면 시효를 6개월간 연장시킬 수 있습니다. (민법 제174조)

1. 내용증명 표준 작성 규격

내용증명 작성에는 법으로 정해진 전용 양식은 없습니다. 하지만 우체국 접수 과정에서 도장을 찍고 스티커를 붙이는 행정 절차를 위해 반드시 지켜야 할 ‘암묵적인 표준 규격’이 존재합니다. 이 규격을 지키지 않으면 창구에서 반려되거나 수정을 요구받을 수 있습니다.

① 용지 및 작성 방식

• 용지: 반드시 A4 용지 (210mm x 297mm)를 사용합니다. (이면지 사용 금지)
• 작성 방식: 자필 작성도 법적으로 가능하지만, 가독성과 수정의 용이성을 위해 워드프로세서(한글/Word) 타이핑을 강력히 권장합니다.
• 준비 부수: 원본과 동일한 문서 총 3부를 준비해야 합니다.
  • 1부: 수신인 발송용 (등기 우편)
  • 1부: 우체국 보관용 (3년간 보존)
  • 1부: 발신인 보관용 (접수 날인 후 회수)

② 여백 설정 (매우 중요)

문서의 상단과 하단, 혹은 측면에 우체국 직원이 ‘내용증명 확인 도장’과 ‘등기 번호 스티커’를 부착할 공간이 필요합니다. 여백이 없으면 글자 위에 도장이 찍혀 내용을 알아보기 힘들 수 있습니다.

권장 여백: 상/하/좌/우 모두 20mm ~ 25mm 이상 여유를 두고 작성하십시오.

2. 필수 기재 사항 및 작성 순서

1) 제목

문서의 성격을 명확히 드러냅니다. 단순히 ‘내용증명’이라고 적어도 무방하지만, 목적을 구체화하는 것이 좋습니다. (예: 임대차 계약 해지 통보서, 대여금 반환 청구서, 손해배상 청구 및 최고서)

2) 수신인과 발신인

가장 중요한 부분입니다. 봉투에 적는 주소와 문서 안의 주소가 ‘토씨 하나 틀리지 않고’ 일치해야 합니다.

• 성명, 주소, 연락처를 기재합니다.
• 만약 상대방의 주민등록상 주소를 모른다면, 현재 거주 중인 곳이나 직장 주소로 기재해도 발송은 가능합니다. (반송 시 추후 보정 가능)

3) 본문

육하원칙에 따라 사실관계를 건조하게 기술합니다. 감정적인 호소는 법적 효력이 없으며 오히려 약점이 될 수 있습니다.

• 사실 관계: 계약 날짜, 금액, 위반 사실을 객관적으로 명시
• 이행 촉구: 언제까지 무엇을 하라는 구체적 요구 (계좌번호 포함)
• 법적 예고: 불이행 시 민·형사상 조치 예정 통보

4) 날짜 및 서명

작성일을 기재하고, 발신인 이름 옆에 반드시 도장(인)을 찍거나 서명(Sign)을 해야 합니다. (도장이 없다면 지장도 가능합니다.)

3. 작성 예시

다음은 표준 규격에 맞춰 작성된 ‘대여금 반환 청구’ 내용증명 예시입니다.

4. 결론: 답변은 상황을 봐가며 해야 합니다

이 사건을 통해 저는 뼈저린 교훈을 얻었습니다. 내용증명은 법적 효력이 없지만, 간과해서도 안 된다는 것입니다.

• 사실인 경우: 내용을 확인하고 어떻게 해결할지 고민하면 됩니다.
• 거짓인 경우: 반드시 반박하는 내용증명(답변서)을 보내야 합니다.

“말도 안 되는 소리니까 무시하자”라고 생각하는 순간, 상대방은 그 침묵을 “묵시적 동의”라고 우기며 법정에서 공격해 올 수 있습니다. 사람의 나쁜 의도는 처음에는 보이지 않기 때문입니다.

4. 실무 FAQ (자주 묻는 질문)

Q1. 문서를 여러 장 작성했는데 어떻게 하나요?

문서가 2장 이상 넘어갈 경우, 반드시 앞장을 접어 뒷장과 겹치는 부분에 도장을 찍어야 합니다. 이를 ‘간인(계인)’이라고 하며, 문서가 연속됨을 증명하는 필수 절차입니다. 준비한 3부 모두 간인해야 합니다.

Q2. 사진이나 증거 자료를 첨부해도 되나요?

가능합니다. 사진, 도면, 통장 사본, 카카오톡 대화 내용 등을 본문 뒤에 별지로 첨부할 수 있습니다. 단, 이 경우에도 사진이 포함된 문서 전체를 3부 준비해야 하며, 각 페이지마다 간인을 해야 합니다.

Q3. 대리인이 작성해도 되나요?

가능합니다. 발신인 란에 “홍길동의 대리인 김철수”라고 기재하고, 대리인의 도장을 찍으면 됩니다. (위임장 첨부는 필수는 아니나, 추후 분쟁 예방을 위해 준비하는 것이 좋습니다.)

5. 무료 서식 다운로드

BeforeLaw에서는 우체국 창구 접수에 최적화된 표준 여백과 규격이 설정된 양식 파일을 무료로 제공합니다. 다운로드하여 괄호 부분만 수정해 사용하십시오.

• 파일 형식: HWP (한글) / DOCX (MS 워드)
• 포함 내용: 기본형, 계약 해지형, 차용금 반환형